Trong quá trình mua bán, chuyển nhượng hoặc sang tên xe ô tô khác tỉnh, rút hồ sơ gốc xe ô tô là thủ tục bắt buộc nhưng lại khiến nhiều người lúng túng vì liên quan đến giấy tờ pháp lý và quy trình hành chính. Không ít trường hợp bị trả hồ sơ, mất nhiều thời gian đi lại chỉ vì thiếu hiểu biết hoặc chuẩn bị chưa đúng. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từ A - Z về rút hồ sơ gốc xe ô tô. Nếu bạn đang chuẩn bị sang tên xe, đây là nội dung bạn nhất định nên đọc kỹ.
Rút hồ sơ gốc xe ô tô là gì?
Hồ sơ gốc xe ô tô là toàn bộ tập giấy tờ pháp lý ban đầu của chiếc xe được lưu trữ tại cơ quan công an nơi xe đăng ký lần đầu. Hồ sơ này bao gồm các thông tin quan trọng như:
- Nguồn gốc xe (nhập khẩu hoặc sản xuất trong nước)
- Thông số kỹ thuật
- Chủ sở hữu ban đầu
- Quá trình đăng ký xe
Rút hồ sơ gốc xe ô tô là thủ tục hành chính nhằm chuyển bộ hồ sơ này từ nơi đăng ký cũ sang nơi đăng ký mới, phục vụ cho việc sang tên xe khác tỉnh hoặc thay đổi thông tin chủ sở hữu theo quy định.
Nói cách khác, đây là bước trung gian bắt buộc để cơ quan công an nơi đăng ký mới có đầy đủ dữ liệu pháp lý của chiếc xe.
Khi nào cần rút hồ sơ gốc xe ô tô?
Trên thực tế, không ít người cho rằng chỉ cần phát sinh giao dịch mua bán xe ô tô là bắt buộc phải thực hiện thủ tục rút hồ sơ gốc. Tuy nhiên, đây là cách hiểu chưa chính xác. Theo quy định hiện hành, rút hồ sơ gốc xe ô tô chỉ áp dụng trong một số trường hợp cụ thể, chủ yếu liên quan đến việc thay đổi địa phương quản lý phương tiện. Vậy những trường hợp nào bắt buộc phải rút hồ sơ gốc và khi nào thì không cần thực hiện thủ tục này?
Sang tên xe ô tô khác tỉnh
Đây là trường hợp phổ biến và bắt buộc phải rút hồ sơ gốc xe ô tô. Khi quyền sở hữu xe được chuyển từ tỉnh/thành phố này sang tỉnh/thành phố khác, hồ sơ gốc của xe phải được chuyển theo để phục vụ việc đăng ký tại địa phương mới.
Ví dụ:
- Xe đăng ký tại TP.HCM, sang tên cho người có hộ khẩu tại Hà Nội
- Xe đăng ký tại Đồng Nai, chuyển quyền sở hữu về Bình Dương
Trong các trường hợp này, cơ quan đăng ký xe nơi cũ sẽ tiến hành rút và bàn giao hồ sơ gốc để người mua tiếp tục làm thủ tục sang tên tại nơi cư trú mới.
Mua bán, chuyển nhượng xe ô tô kèm theo thay đổi địa phương đăng ký
Khi xe ô tô được mua bán hoặc chuyển nhượng mà chủ xe mới cư trú ở khác tỉnh với nơi xe đang đăng ký, việc rút hồ sơ gốc là điều kiện bắt buộc để hoàn tất thủ tục sang tên theo đúng quy định pháp luật.
Ngược lại, nếu việc mua bán xe diễn ra trong cùng một tỉnh/thành phố, người mua chỉ cần thực hiện thủ tục sang tên mà không cần rút hồ sơ gốc xe ô tô.
Một số trường hợp đặc biệt theo yêu cầu quản lý
Ngoài các tình huống phổ biến nêu trên, trong một số trường hợp đặc thù liên quan đến việc:
- Điều chỉnh, bổ sung thông tin pháp lý của xe
- Xử lý hồ sơ theo yêu cầu quản lý chuyên ngành
Cơ quan chức năng có thể yêu cầu thực hiện thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô để phục vụ công tác quản lý và lưu trữ.
Lưu ý: Nếu việc sang tên xe ô tô không làm thay đổi địa phương đăng ký (tức là sang tên trong cùng một tỉnh hoặc thành phố), bạn không cần rút hồ sơ gốc xe ô tô mà chỉ thực hiện thủ tục sang tên theo quy định tại cơ quan đăng ký xe địa phương.
>>> Xem thêm: Lệ phí đăng kiểm xe ô tô
Rút hồ sơ gốc xe ô tô cần những giấy tờ gì?
Theo quy định hiện hành, thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô yêu cầu người thực hiện phải chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ pháp lý liên quan đến phương tiện và chủ sở hữu. Việc chuẩn bị đúng và đủ ngay từ đầu sẽ giúp quá trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ diễn ra suôn sẻ hơn.
- Giấy đăng ký xe (cà vẹt xe) bản gốc: Đây là giấy tờ quan trọng nhất, chứng minh xe đã được đăng ký hợp pháp.
- Chứng minh nhân dân/CCCD của chủ xe
- Bản gốc và bản photo
- Thông tin phải trùng khớp với giấy đăng ký xe
- Hợp đồng mua bán hoặc giấy chuyển nhượng xe
- Phải được công chứng hoặc chứng thực hợp lệ
- Ghi rõ thông tin hai bên và đặc điểm xe
- Biển số xe: Khi rút hồ sơ gốc, biển số xe sẽ bị thu hồi theo quy định (đối với sang tên khác tỉnh).
- Giấy ủy quyền (nếu có): Trong trường hợp chủ xe không trực tiếp đi làm thủ tục, cần có giấy ủy quyền hợp pháp.
Trường hợp đặc biệt:
- Xe công ty: cần thêm giấy phép kinh doanh, giấy giới thiệu
- Xe đang thế chấp ngân hàng: phải có giấy giải chấp
- Xe mất giấy tờ: cần thực hiện thủ tục xác minh bổ sung theo hướng dẫn của cơ quan đăng ký xe
Quy trình rút hồ sơ gốc xe ô tô từ A - Z
Để việc rút hồ sơ gốc xe ô tô diễn ra thuận lợi, người thực hiện cần tuân thủ đúng trình tự và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu. Dưới đây là các bước thực hiện chi tiết theo quy định hiện hành.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và hợp lệ
Trước khi đến cơ quan công an, bạn cần rà soát kỹ toàn bộ giấy tờ liên quan đến xe và chủ sở hữu. Hợp đồng mua bán hoặc giấy chuyển nhượng phải được công chứng hợp pháp, thông tin cá nhân trên giấy tờ cần thống nhất và chính xác.
Ngoài ra, nên chuẩn bị sẵn các bản photo để phục vụ việc đối chiếu khi cần thiết. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp hạn chế tối đa tình trạng thiếu sót hồ sơ hoặc bị yêu cầu bổ sung nhiều lần.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký xe nơi xe đã đăng ký
Sau khi hoàn tất hồ sơ, bạn đến Phòng Cảnh sát giao thông (CSGT) nơi chiếc xe đã đăng ký trước đó để nộp hồ sơ rút hồ sơ gốc xe ô tô. Tại đây, cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ, tiến hành thu hồi biển số xe và giấy đăng ký xe theo quy định.
Đồng thời, bạn sẽ được cấp giấy hẹn để đến nhận hồ sơ gốc sau khi hoàn tất quá trình xử lý.
Bước 3: Thực hiện nghĩa vụ tài chính và chờ xử lý hồ sơ
Khi hồ sơ được tiếp nhận, người làm thủ tục sẽ thực hiện các khoản lệ phí theo quy định hiện hành. Sau đó, hồ sơ sẽ được chuyển đến các bộ phận chuyên môn để xử lý, kiểm tra và hoàn thiện. Trong thời gian này, bạn chỉ cần chờ đến ngày hẹn ghi trên phiếu tiếp nhận.
Bước 4: Nhận hồ sơ gốc xe ô tô
Đến đúng thời gian ghi trên giấy hẹn, bạn quay lại cơ quan đăng ký xe để nhận hồ sơ gốc xe ô tô. Khi nhận hồ sơ, cần kiểm tra kỹ các giấy tờ bên trong để đảm bảo đầy đủ và chính xác. Hồ sơ gốc sau khi nhận cần được bảo quản cẩn thận nhằm phục vụ cho bước tiếp theo là đăng ký sang tên xe tại địa phương mới.
Thời gian và chi phí rút hồ sơ gốc
Theo quy định, thời gian giải quyết thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô thường từ 2 - 7 ngày làm việc. Trên thực tế, thời gian có thể nhanh hơn nếu hồ sơ đầy đủ, chính xác nhưng cũng có thể lâu hơn nếu xe có vấn đề pháp lý, sai lệch thông tin hoặc vào thời điểm cao điểm.
Theo quy định tại Thông tư 58/2020/TT-BCA, thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô được thực hiện hoàn toàn miễn phí tại cơ quan Cảnh sát giao thông. Người dân không phải nộp bất kỳ khoản lệ phí hành chính nào khi làm thủ tục rút hồ sơ gốc.
Tuy nhiên, khi tiến hành sang tên xe, người mua vẫn phải thực hiện nghĩa vụ tài chính đối với cơ quan thuế, trong đó quan trọng nhất là lệ phí trước bạ. Căn cứ theo khoản 4 Điều 8 Nghị định 10/2022/NĐ-CP, đối với ô tô đã qua sử dụng, mức lệ phí trước bạ thông thường được áp dụng là 1% giá trị còn lại của xe.
Trong thực tế, mức lệ phí trước bạ có thể thay đổi tùy thuộc vào lịch sử nộp phí của chiếc xe và địa phương đăng ký, cụ thể:
- Trường hợp xe đã từng nộp lệ phí trước bạ ở mức 2%, sau đó được chuyển nhượng cho cá nhân hoặc tổ chức tại các thành phố trực thuộc Trung ương như Hà Nội, TP.HCM…, mức lệ phí trước bạ khi sang tên sẽ được áp dụng là 5%.
- Nếu chiếc xe đã từng nộp lệ phí trước bạ ở mức 5%, thì các lần sang tên tiếp theo chỉ cần nộp lại lệ phí trước bạ với mức 1% theo quy định.
Ngoài lệ phí trước bạ, trong quá trình mua bán và sang tên xe ô tô, người mua còn có thể phát sinh một số khoản chi phí hành chính khác, bao gồm:
- Phí công chứng hợp đồng mua bán: thường dao động từ 50.000 – 100.000 đồng, thu tại phòng công chứng.
- Phí chứng thực bản sao giấy tờ: khoảng 5.000 – 10.000 đồng/trang, thực hiện tại UBND xã/phường.
- Phí photo hồ sơ: khoảng 1.000 – 2.000 đồng/trang, tùy cơ sở dịch vụ.
Ngoài ra, trong trường hợp người mua ủy quyền hoặc sử dụng dịch vụ hỗ trợ rút hồ sơ gốc, chi phí dịch vụ sẽ được tính riêng, mức phí phổ biến trên thị trường hiện nay thường dao động từ 1 – 3 triệu đồng, tùy thuộc vào khu vực và đơn vị cung cấp dịch vụ.
Rút hồ sơ gốc xe ô tô là thủ tục quan trọng và bắt buộc trong quá trình sang tên xe khác tỉnh. Việc hiểu rõ bản chất, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và nắm chắc quy trình sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh được những rắc rối không đáng có. Hy vọng bài viết đã giúp bạn có cái nhìn toàn diện, chính xác và dễ hiểu về thủ tục này. Nếu bạn đang chuẩn bị mua bán hoặc sang tên xe, hãy thực hiện từng bước một cách cẩn trọng để quá trình diễn ra suôn sẻ.
>>> Xem thêm: Cách xử lý khi chậm nộp phí đường bộ
