Khấu hao xe ô tô là gì? Cách tính khấu hao chuẩn nhất

Trong hoạt động kinh doanh, xe ô tô không chỉ là phương tiện di chuyển mà còn là tài sản cố định có giá trị lớn. Theo thời gian sử dụng, xe sẽ giảm dần giá trị và phát sinh hao mòn, vì vậy việc tính khấu hao trở thành một bước quan trọng trong công tác kế toán và quản lý tài sản của doanh nghiệp. Khấu hao đúng phương pháp giúp doanh nghiệp phân bổ chi phí hợp lý theo từng kỳ, tối ưu lợi nhuận, hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế và kiểm soát dòng tiền hiệu quả. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp kiến thức đầy đủ, chính xác và dễ áp dụng về khấu hao cũng như các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị khấu hao của xe.

Khấu hao xe ô tô là gì?

Khấu hao là việc phân bổ dần giá trị của xe ô tô vào chi phí sản xuất – kinh doanh theo thời gian sử dụng. Khi xe được đưa vào hoạt động, nó dần hao mòn tự nhiên, giảm hiệu suất và mất giá trị thị trường. Khấu hao giúp phản ánh đúng mức độ hao mòn này trên sổ sách kế toán.

Nói cách khác, thay vì ghi toàn bộ chi phí mua xe vào một lần, doanh nghiệp sẽ chia đều chi phí đó cho từng năm sử dụng. Đây là khái niệm nền tảng mà bất kỳ doanh nghiệp nào sở hữu xe đều phải hiểu rõ.

Theo quy định hiện hành, xe ô tô được xem là tài sản cố định (TSCĐ) nếu đáp ứng đủ hai điều kiện thời gian sử dụng ước tính từ 1 năm trở lên và nguyên giá từ 30 triệu đồng trở lên.

Mà hầu hết xe ô tô đều có giá trị lớn, nên hiển nhiên thuộc nhóm tài sản cố định và cần phải tiến hành khấu hao.

Nguyên giá khấu hao xe ô tô bao gồm:

• Giá mua niêm yết trên hóa đơn
• Thuế, phí trước bạ
• Chi phí vận chuyển, đăng ký, đăng kiểm
• Chi phí lắp đặt phụ kiện ban đầu để xe hoạt động
• Các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc đưa xe vào sử dụng

Các chi phí phát sinh sau khi xe đã hoạt động (như bảo dưỡng định kỳ, thay dầu, dọn nội thất…) không được tính vào nguyên giá để khấu hao.

>>> Xem thêm: Mức phạt chậm nộp phí đường bộ

Xe ô tô được khấu hao trong bao lâu?

Trước khi bắt tay vào tính toán chi phí khấu hao, doanh nghiệp cần hiểu rõ thời gian khấu hao được quy định cho xe ô tô. Đây là yếu tố then chốt quyết định mức chi phí được phân bổ vào từng kỳ kế toán và ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính cũng như nghĩa vụ thuế. Vậy xe ô tô được phép khấu hao trong bao lâu theo quy định hiện hành?

Thời gian khấu hao theo quy định

Thời gian khấu hao phụ thuộc vào loại xe. Theo khung thời gian của Bộ Tài chính:

• Xe ô tô con dưới 9 chỗ: 6 – 10 năm
• Xe tải, xe chở hàng: 6 – 10 năm
• Xe chuyên dùng (cứu hộ, xe nâng, xe cẩu…): 7 – 15 năm

Doanh nghiệp được quyền lựa chọn thời gian khấu hao trong khung cho phép, miễn là phù hợp với thực tế sử dụng và có hồ sơ chứng minh.

Quy định đặc biệt với xe dưới 9 chỗ

Đối với xe ô tô chở người dưới 9 chỗ, dùng cho mục đích quản lý doanh nghiệp (không phải kinh doanh vận tải, taxi, du lịch), thì chi phí khấu hao chỉ được tính tối đa trên mức 1,6 tỷ đồng. Nếu giá xe cao hơn, phần vượt sẽ không được tính vào chi phí hợp lệ.

• Mua xe 2.2 tỷ => chỉ được khấu hao 1,6 tỷ
• 600 triệu còn lại không được tính vào chi phí

Đây là điểm nhiều doanh nghiệp thường mắc sai lầm khi quyết toán thuế.

Trường hợp không được khấu hao

Mặc dù xe ô tô là tài sản cố định phổ biến trong doanh nghiệp nhưng không phải lúc nào cũng được trích khấu hao. Doanh nghiệp cần nắm rõ để tránh bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

• Không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ
• Không có biên bản đưa tài sản vào sử dụng
• Xe không phục vụ cho hoạt động kinh doanh
• Xe đứng tên cá nhân nhưng không chứng minh được việc sử dụng cho doanh nghiệp

Cách tính khấu hao xe ô tô

Khấu hao xe ô tô ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí hoạt động và báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Áp dụng phương pháp tính đúng giúp doanh nghiệp vừa tối ưu chi phí vừa đảm bảo tuân thủ quy định kế toán và thuế. Phần này sẽ hướng dẫn chi tiết cách tính khấu hao cho từng trường hợp cụ thể.

Đối với xe ô tô mới

Theo Luật Kế toán: xe ô tô (tài sản cố định) có thời gian khấu hao từ 6 đến 10 năm. Nếu doanh nghiệp chọn mức khấu hao 10 thì công thức như sau: 

Khấu hao hàng năm = Nguyên giá của xe / 10

Theo Luật Thuế: có thể áp dụng với một khoản khấu hao “chênh lệch” nếu có nhưng về nguyên tắc, thời gian khấu hao vẫn được xác định trong khung 6 - 10 năm. 

Điều này có nghĩa là nếu bạn mua một chiếc xe mới và đưa vào sử dụng cho doanh nghiệp, bạn có thể phân bổ chi phí mua xe đều mỗi năm trong 6 - 10 năm, giúp tính khấu hao đơn giản, ổn định.

Đối với xe ô tô đã qua sử dụng

Việc tính khấu hao với xe cũ phức tạp hơn vì cần đánh giá “giá trị hợp lý” thực tế tại thời điểm đưa vào sử dụng. 

Công thức:

Thời gian trích khấu hao = (Giá trị hợp lý của xe cũ / Giá bán xe mới cùng loại) × Thời gian khấu hao chuẩn (6 - 10 năm). 

Ví dụ: nếu xe cũ định giá lại còn 600 triệu đồng, xe mới cùng loại có giá 1.200 triệu, và khấu hao chuẩn là 6 năm => thời gian khấu hao thực tế = (600/1200) × 6 = 3 năm. 

Ngoài ra, một số đơn vị khi định giá xe cũ có thể sử dụng công thức đơn giản:

Khấu hao = (7% – 10%) × Giá lăn bánh × Số năm sử dụng. 

Trong đó “giá lăn bánh” bao gồm giá niêm yết + phí đăng ký + chi phí liên quan đến đăng ký xe. 

Điều này giúp phản ánh phần nào sự tiêu hao theo thời gian, tình trạng thực tế và khấu hao thị trường phù hợp khi xe không còn mới.

Cách tính khấu hao xe ô tô theo năm

Dựa theo từng năm thì trung bình sau 25 năm xe ô tô có mức khấu hao từ 100% - 0% . Trong đó:

• Từ 1 - 3 năm đầu: 5% - 8% mỗi năm.
• Từ 4 - 7 năm sau: 5% - 7% mỗi năm.
• Từ 8 - 10 năm sau: 8% mỗi năm hoặc cao hơn.

Căn cứ vào Thông tư 301/2016/TT-BTC, giá trị của xe ô tô sau một khoảng thời gian sử dụng như sau:

Những yếu tố ảnh hưởng đến giá trị khấu hao của xe ô tô

Giá trị khấu hao của xe ô tô không cố định và có thể khác nhau đáng kể giữa các doanh nghiệp khi chiếc xe có cùng mức giá ban đầu. Mức khấu hao phụ thuộc vào nhiều yếu tố thực tế trong quá trình sử dụng và quản lý tài sản. Dưới đây là những yếu tố quan trọng nhất doanh nghiệp cần nắm rõ:

Nguyên giá của xe

Nguyên giá là yếu tố đầu tiên và có ảnh hưởng lớn nhất đến mức khấu hao. Xe có giá trị càng cao thì chi phí khấu hao hàng năm càng lớn (ngoại trừ trường hợp xe dưới 9 chỗ không dùng cho kinh doanh vận tải, chỉ được tính tối đa 1,6 tỷ khi khấu hao phục vụ thuế TNDN).

Do đó, doanh nghiệp nên cân nhắc chọn dòng xe phù hợp với nhu cầu thực tế để tối ưu chi phí cố định.

Tần suất và cường độ sử dụng

Xe hoạt động liên tục, chạy nhiều chuyến hoặc di chuyển đường dài sẽ hao mòn nhanh hơn xe chỉ sử dụng nội bộ. Điều này sẽ ảnh hưởng đến tuổi thọ tài sản và phương pháp khấu hao được lựa chọn (khấu hao đường thẳng hay theo sản lượng). Càng sử dụng nhiều, mức khấu hao thực tế càng tăng.

Mục đích sử dụng của xe

Mỗi loại mục đích sử dụng kéo theo mức độ hao mòn khác nhau:

• Xe chạy dịch vụ, vận tải: hao mòn nhanh, thường chọn thời gian khấu hao ngắn hơn.
• Xe phục vụ nội bộ hoặc đưa đón nhân viên: mức độ hao mòn vừa phải.
• Xe dùng quản lý: chịu giới hạn 1,6 tỷ khi tính chi phí hợp lệ cho thuế TNDN.

Mục đích càng mang tính khai thác thương mại, mức khấu hao càng cao.

Điều kiện vận hành thực tế

Xe di chuyển trong điều kiện khắc nghiệt như đường xấu, ổ gà, địa hình đồi núi, thời tiết nóng lạnh thất thường môi trường ẩm, bụi… sẽ giảm tuổi thọ nhanh hơn so với xe chạy trong điều kiện đường đô thị bằng phẳng.

Những doanh nghiệp này thường cân nhắc chọn thời gian khấu hao ngắn trong khung quy định để phản ánh đúng mức hao mòn.

Chế độ bảo dưỡng và chăm sóc định kỳ

Cách doanh nghiệp bảo dưỡng xe ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ hao mòn. Một chiến lược bảo dưỡng tốt giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất sử dụng, hạn chế chi phí sửa chữa lớn và duy trì mức khấu hao ổn định.

• Xe được bảo dưỡng đúng lịch, thay dầu định kỳ, chăm sóc kỹ: giữ giá tốt, kéo dài tuổi thọ.
• Xe bỏ qua bảo dưỡng hoặc sửa chữa chậm: hao mòn nhanh, giảm mạnh giá trị còn lại.

Giá trị còn lại hoặc giá trị thanh lý dự kiến

Nếu doanh nghiệp có kế hoạch thanh lý xe sau 5 - 7 năm, giá trị thu hồi ước tính sẽ ảnh hưởng đến mức khấu hao cần phân bổ. Giá trị thanh lý càng cao, chi phí khấu hao hàng năm càng giảm và ngược lại.

Khấu hao xe ô tô không chỉ là nghiệp vụ kế toán bắt buộc mà còn là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp phân bổ chi phí một cách hợp lý, kiểm soát tài sản và tối ưu nghĩa vụ thuế. Khi áp dụng đúng phương pháp khấu hao, xác định chính xác thời gian sử dụng và lưu trữ hồ sơ đầy đủ, doanh nghiệp sẽ đảm bảo tính minh bạch, hạn chế rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế và nắm vững giá trị thực của tài sản. Đồng thời, việc cân nhắc các yếu tố như tần suất vận hành, mục đích sử dụng, điều kiện môi trường và giá trị thanh lý dự kiến sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định quản lý xe chính xác, nâng cao hiệu quả khai thác tài sản và lập kế hoạch tài chính dài hạn. 

>>> Xem thêm: Lê phí đăng kiểm xe ô tô